Ein Fest im Freien bringt Leichtigkeit und lockere Gespräche. Kein strenger Dresscode, keine steife Sitzordnung. Stattdessen Sonne, frische Luft und ein ungezwungenes Miteinander. Wer ein Sommerfest planen möchte, schafft damit eine wunderbare Gelegenheit, nach einem stressigen Jahresbeginn innezuhalten, Danke zu sagen und das Teamgefühl zu stärken.
Und das Beste: Mit der richtigen Vorbereitung kann dein Outdoor-Event bei jedem Wetter ganz entspannt, stilvoll und vor allem stressfrei stattfinden.
Bevor du damit beginnst, ein Sommerfest zu planen, solltest du dir zunächst über den Anlass und das Ziel der Veranstaltung im Klaren sein. Denn beides beeinflusst maßgeblich den Charakter, den Ablauf und den Rahmen des Events.
Geht es darum, die Mitarbeitenden für ihren Einsatz zu motivieren, z. B. mit einem sommerlichen Get-together? Möchtest du ein rundes Jubiläum würdig begehen, sei es das Bestehen des Unternehmens oder ein besonderes Dienstjubiläum? Oder soll die Veranstaltung einfach ein herzliches „Danke“ an das Team sein, für geleistete Arbeit, Zusammenhalt oder das erfolgreiche Abschließen eines Projekts?
Eine weitere wichtige Entscheidung beim Planen des Sommerfests betrifft den Ort: Soll die Feier drinnen stattfinden, etwa in einem gemieteten Saal, der Kantine oder im Büro, oder doch lieber draußen, zum Beispiel im Garten, auf einer Terrasse oder in einer Event-Location mit Außenbereich?
Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile:
Ein Faltzelt ist nicht nur eine hervorragende Lösung für Outdoor-Veranstaltungen, um als Sonnenschutz oder auch als Schutz vor schlechtem Wetter zu dienen, sondern auch für Indoor-Events sehr nützlich. Es ermöglicht, bestimmte Bereiche auszulagern, wie zum Beispiel eine separate Ticketkontrolle oder einen überdachten Bereich für Raucher. So bleibt alles gut organisiert und wettergeschützt, auch bei Veranstaltungen in geschlossenen Räumen.
Überlege dir frühzeitig, wer eingeladen werden soll. Handelt es sich um ein reines Mitarbeiterfest oder sollen auch Familienangehörige, Partner oder sogar Geschäftskunden dabei sein? Die Gästeliste beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre, den Ort und das Programm der Veranstaltung.
Bei einem internen Firmenfest mit Kolleginnen und Kollegen kann das Programm lockerer und stärker auf Teambuilding ausgerichtet sein. Etwa mit gemeinsamen Spielen, Wettbewerben oder einem Karaoke-Abend. Sind auch Familien und Kinder eingeladen, sollten passende Angebote wie Kinderschminken, eine Hüpfburg oder Bastelstationen eingeplant werden. Wenn Kunden oder Geschäftspartner dabei sind, empfiehlt sich ein professionellerer Rahmen, eventuell mit Reden, kurzen Präsentationen oder einem gesetzten Essen.
Auch das Rahmenprogramm eines Sommerfestes sollte auf die Zielgruppe abgestimmt sein:
Musik: Live-Band, DJ oder Playlist? Ruhig oder tanzbar?
Tipp: Nicht vergessen, eine kurze Ansprache zu halten (zum Beispiel durch die Geschäftsführung). Dies ist eine gute Gelegenheit, Danke zu sagen und den offiziellen Charakter zu unterstreichen, ohne dass es zu formell wird.
Gerade bei Veranstaltungen im Sommer ist das Wetter ein entscheidender Faktor. Starke Sonne kann ebenso unangenehm sein wie plötzlicher Regen. Damit das Fest nicht ins Wasser fällt, solltest du von Anfang an wetterfest planen.
Ein passendes Eventzelt schafft hier die nötige Flexibilität: offen bei Sonnenschein, geschlossen bei Regen oder Wind. Besonders praktisch sind Faltzelte, die sich schnell auf- und abbauen lassen und vielseitig einsetzbar sind. Ob als Überdachung für die Bühne, den Essbereich oder als Blickfang mit unserem Barzelt – die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig.
Wir bieten eine große Auswahl an wetterfesten Zelten. Vom klassischen Partyzelt über Einsatzzelte bis hin zum Barzelt. So bleibt ihr unabhängig vom Wetter und sorgt gleichzeitig für ein stimmiges Ambiente.
Wenn du ein Sommerfest planen willst, denk daran, dass das Essen allen schmecken sollte. Ob Food Trucks, Grillbuffet oder Fingerfood, wichtig ist, dass für alle etwas dabei ist. Plane außerdem ausreichend Getränke ein, besonders alkoholfreie Optionen und denke auch an vegetarische Alternativen sowie mögliche Allergien.
Je nach Anlass kann der Umfang variieren: Bei einem ganztägigen Fest ist ein Catering unerlässlich, bei einem kürzeren Event reichen oft Getränke und kleine Snacks. Und nicht vergessen: Kläre im Vorfeld die WC-Situation, besonders bei einem Firmenfest im Freien ein Muss!
Tipp: Bei uns bekommst du im Eventverleih auch das passende Equipment wie Geschirr, Besteck und Gläser. So musst du dich um nichts weiter kümmern.
Ob festlich, locker oder modern, die Atmosphäre eines Firmenfestes wird stark von der Ausstattung geprägt. Elemente wie Licht, Ton, Mikrofone, Kabel, aber auch Sitzgelegenheiten, Stehtische, Dekoration und Bühnenbau tragen maßgeblich dazu bei, dass sich Gäste wohlfühlen und das Event professionell wirkt.
Gerade beim Sommerfest planen darf auch die technische Ausstattung, vor allem bei größeren Events nicht vernachlässigt werden. Daher lohnt es sich, auf eine durchdachte technische Ausstattung zu achten: Gute Tonqualität bei Reden oder Livemusik, passende Beleuchtung für Abendstimmung oder Akzente und stabile Möbel, die zum Stil des Events passen.
Unser Tipp: Plane frühzeitig und versuche, möglichst viele Komponenten aus einer Hand zu beziehen. Das spart Zeit, sorgt für einen einheitlichen Look und vereinfacht die Logistik. Bei uns bekommst du von Technik über Mobiliar bis hin zur Dekoration alles abgestimmt und einsatzbereit geliefert, damit du dich ganz auf dein Event konzentrieren kannst. Über diese Seite kannst du anfragen: zelte.co.at
Auch beim planen eines kleineren Sommerfestes sollte klar sein: Wer übernimmt den Aufbau? Wer koordiniert vor Ort? Und wer ist bei Fragen der zentrale Ansprechpartner? Ein gut eingespieltes Team ist am Tag der Veranstaltung genauso wichtig wie die Vorbereitung selbst.
Bei größeren Events, etwa mit Bühnenprogramm, empfiehlt sich zusätzlich eine Generalprobe durchzuführen, damit Technik, Abläufe und wenn nötig Moderation reibungslos funktionieren. So lassen sich Pannen vermeiden und der Ablauf bleibt entspannt.
Auch die Nachbereitung gehört zur Planung dazu: Gab es Presse oder Fotografen vor Ort? Dann sollten Bildrechte geklärt und Inhalte zeitnah für Social Media, Intranet oder Newsletter aufbereitet werden. Feedback vom Team oder den Gästen kann helfen, zukünftige Veranstaltungen noch besser zu gestalten.
Bei der Planung eines Sommerfestes ist es wichtig, sich mit den rechtlichen Aspekten auseinanderzusetzen. Themen wie Brandschutz, Sicherheitskonzepte oder Lärmschutz können je nach Region unterschiedliche Anforderungen haben. Auch die Genehmigung für die Veranstaltung oder spezielle Regelungen für den Umgang mit Lebensmitteln und Getränken sind oft erforderlich.
Da die rechtlichen Bestimmungen je nach Ort variieren können, empfehlen wir, sich frühzeitig bei den zuständigen lokalen Behörden oder einem Rechtsberater zu informieren. Diese können dir weiterhelfen, die genauen Anforderungen zu klären, damit dein Event reibungslos und gesetzeskonform abläuft.
Du brauchst nicht nur ein Zelt, sondern auch Tische, Bänke, Lichter, Theken oder sogar Heizstrahler für kühlere Abende?Wir bieten nicht nur die passenden Zelte, sondern auch das komplette Eventzubehör inkl. Lieferung, Aufbau und Betreuung. Wenn du dein Sommerfest planst und alles stressfrei organisieren willst, sind wir dein Partner für ein gelungenes Outdoor-Event. Du möchtest anfragen? Kein Problem, einfach hier entlang! zelte.co.at
Ein gut geplantes Firmenfest stärkt das Wir-Gefühl, schafft schöne Erinnerungen und zeigt Wertschätzung. Mit einem passenden Ort, flexibler Ausstattung und wetterfester Planung wird euer Sommerfest zum Highlight des Jahres! Egal ob klein oder groß.
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